O fim da escala 6×1 vai exigir mais do que reorganizar as folgas dos funcionários. Para os pequenos empresários, a mudança também passa por revisar contratos, recalcular custos, ajustar sistemas de ponto e descobrir como manter o negócio funcionando com menos horas de trabalho disponíveis.
A proposta aprovada pelo Senado prevê a redução gradual da jornada máxima de 44 para 40 horas semanais, sem corte salarial. Na primeira etapa, as empresas terão de adotar o limite de 42 horas e garantir dois dias de descanso remunerado por semana.
Mas atenção ao calendário: o prazo de adaptação não começa na data da votação. O texto aprovado estabelece que as primeiras mudanças entram em vigor dois meses após a publicação da emenda constitucional. Um ano depois dessa etapa, a jornada máxima será reduzida definitivamente para 40 horas semanais.
Isso significa que os empresários já podem começar a preparação, mesmo antes de o prazo começar a correr.
“A aprovação do fim da escala 6×1 exige que as empresas iniciem um planejamento integrado entre jurídico, recursos humanos, contabilidade e operação”, afirma Janaína Cardia Teixeira, sócia da área trabalhista do Gomes Altimari Advogados.
Para negócios que dependem de equipes pequenas, como lojas, restaurantes e prestadores de serviços, deixar os ajustes para a última hora pode resultar em falta de funcionários, horas extras inesperadas e problemas trabalhistas.
Com a ajuda de Daniel Barros e Janaína Cardia Teixeira, do Gomes Altimari Advogados, a EXAME reuniu oito medidas para quem precisa adaptar o negócio às novas regras.
- Faça um levantamento das jornadas atuais
O primeiro passo é entender como os funcionários trabalham hoje. O empreendedor deve listar quantas horas cada empregado cumpre por semana, em quais dias trabalha e como as folgas são distribuídas.
Também é importante identificar quais equipes já trabalham em jornadas inferiores a 44 horas e quais serão diretamente afetadas pela mudança.
Segundo Daniel Barros, esse levantamento é a base para todas as decisões seguintes. Sem conhecer a escala atual, o empresário corre o risco de contratar funcionários desnecessariamente ou descobrir tarde demais que não terá pessoas suficientes para manter a operação.
- Calcule quantas horas de trabalho vão faltar
Com as jornadas mapeadas, o próximo passo é calcular quantas pessoas serão necessárias para manter o estabelecimento funcionando.
A recomendação é avaliar a demanda por dia da semana e faixa de horário, considerando os períodos de maior movimento.
Uma loja que funciona de segunda a sábado, por exemplo, precisará verificar como distribuir as duas folgas semanais sem deixar o caixa ou o atendimento descobertos.
O cálculo deve considerar dois cenários: a primeira etapa, com jornada máxima de 42 horas, e a segunda, com limite de 40 horas.
A diferença entre as horas necessárias para manter a operação e a capacidade disponível da equipe ajudará a identificar se será preciso contratar, pagar horas extras ou apenas reorganizar os turnos.
- Revise a convenção coletiva da categoria
Antes de alterar as escalas, o empresário precisa verificar o que dizem os acordos e convenções coletivas aplicáveis ao negócio.
Esses documentos podem estabelecer regras específicas sobre jornadas, folgas, compensação de horas e trabalho aos domingos e feriados.
Segundo Barros, as cláusulas incompatíveis com a nova emenda perderão efeito quando as regras entrarem em vigor, dois meses após sua publicação.
Por isso, a recomendação é procurar o sindicato da categoria com antecedência para avaliar quais ajustes serão necessários. Algumas mudanças na organização da jornada também poderão depender de negociação coletiva.
- Confira se os contratos precisam ser atualizados
A mudança na jornada não significa que todos os funcionários terão de assinar um novo contrato de trabalho.
O primeiro passo é verificar se os documentos atuais estabelecem expressamente a quantidade de horas semanais ou os horários de trabalho.
Quando houver necessidade de formalizar alterações, a empresa deverá preparar os aditivos contratuais cabíveis.
“Não se deve presumir que todos os empregados precisarão assinar um aditivo padronizado: a formalização depende do contrato existente e da mudança realizada, enquanto os novos limites serão obrigatórios independentemente da assinatura”, afirma Janaína.
- Verifique os contratos de prestação de serviços ao poder público
Empresas que fornecem mão de obra para órgãos públicos terão de observar regras específicas durante a transição.
Segundo Barros, o texto aprovado prevê prazo de até um ano após a publicação da emenda para o aditamento de determinados contratos, com o objetivo de permitir seu reequilíbrio.
Na prática, isso exige que o empresário analise os contratos existentes, os custos de pessoal e as condições para manter a prestação dos serviços.
A regra é especialmente relevante para pequenos prestadores que dependem de contratos com a administração pública e possuem equipes dedicadas a essas operações.
- Atualize os sistemas de ponto e folha de pagamento
Não basta mudar a escala no papel. Os sistemas usados para registrar a jornada e calcular os salários também precisarão acompanhar as novas regras.
O empreendedor deve verificar se o controle de ponto está preparado para os novos limites semanais e para a distribuição das folgas.
Também será necessário conferir com o contador o cálculo do valor da hora trabalhada e dos adicionais de horas extras.
Como os salários serão preservados mesmo com a redução da jornada, o valor da hora normal poderá aumentar.
Em relação ao eSocial, os especialistas recomendam consultar os fornecedores dos sistemas e acompanhar eventuais orientações oficiais sobre atualizações cadastrais e contratuais.
Até o momento das orientações fornecidas pelos advogados, não havia indicação oficial de uma alteração geral obrigatória no sistema.
- Monte as novas escalas e simule o funcionamento da loja
Com os custos calculados e as regras verificadas, chega a hora de montar as novas escalas. O objetivo é distribuir os horários e as folgas sem comprometer o atendimento ou a produção.
Para um restaurante, por exemplo, isso significa garantir que a cozinha e o salão tenham funcionários suficientes nos horários de pico. Para uma loja, é necessário manter a cobertura do caixa, do estoque e do atendimento.
A recomendação é testar diferentes configurações antes de implementá-las.
“Antes da implementação, é recomendável simular as escalas e conferir se elas funcionam também diante de férias e ausências”, afirma Janaína.
Esse exercício ajuda a identificar se será necessário contratar mais funcionários, recorrer a horas extras ou rever os formatos de contratação.
- Avise os funcionários e prepare os gestores
Depois de definir as novas escalas, a empresa deve comunicar as mudanças aos empregados com antecedência.
É importante explicar quais serão os novos horários, como funcionarão as folgas, quais intervalos deverão ser respeitados e em quais situações será permitido realizar horas extras.
Os gestores também precisam receber orientações para evitar que a equipe continue seguindo, informalmente, a jornada antiga. Para Janaína, esse é um dos principais riscos da adaptação.
“O principal risco é alterar a jornada no sistema e manter, na prática, a rotina anterior. Uma adaptação bem conduzida precisa preservar a continuidade do negócio e evitar que improvisos se transformem em horas extras não previstas e passivos trabalhistas”, diz advogada.
A recomendação final é que os pequenos empresários não esperem o fim do prazo para começar a reorganização.
Com o levantamento das jornadas, a revisão dos contratos e a simulação das novas escalas, será possível antecipar custos, identificar a a necessidade de contratações e reduzir o risco de problemas trabalhistas quando as regras entrarem em vigor.
